Réunion asymétriques, la nouvelle donne de la rentrée des classes 2021 !

Comment collaborer dans le nouveau monde ? Allons à la rencontre d’un homme qui depuis plus de 40 ans aime et anime des réunions.

« J’ai une passion pour la mise en mouvement de collectifs. En même temps la prise de décision n’est pas facile pour moi. C’est pour cela que j’utilise depuis toujours la réunion pour faire prendre mes décisions par les autres. »

Voilà comment Louis Vareille, réuniologue et président fondateur de l’École Internationale de Réuniologie a démarré notre discussion.

Selon une étude réalisée par Opinion Way en France en 2017, les managers passent 9h par semaine en réunion et les quittent 1 fois sur 2 en pensant qu’elles ne sont pas efficaces !

Comment dire non à une forme de complaisance partagée pour la médiocrité ?

Comment tirer le meilleur du temps passé en réunion pour faire avancer les projets ?

Comment faire pour que chaque réunion renforce l’engagement des collaborateurs ?

Préoccupées par l’engagement de leurs collaborateurs, de nombreuses entreprises réalisent des enquêtes sur les irritants. La qualité des réunions est souvent sur la première marche du podium, suivie par les emails.

À l’heure où le monde du travail a basculé dans un « mode hybride » avec des personnes présentes au bureau et des personnes à distance (déplacements, télétravail, co working ou autre), collaborer de manière efficace devient le nouveau casse-tête des managers. Les réunions ne vont sans doute pas quitter le podium. Louis, quel est l’enjeu face à ce nouveau mode de travail hybride ?

« Après les confinements successifs et la mise en place des accords de télétravail, le bureau n’est plus le lieu de travail par défaut. Beaucoup de salariés sont passés en mode hybride. Les réunions avec tous les participants présents sur le même lieu vont devenir exceptionnelles.

Les nouvelles flexibilités acquises avec le télétravail nécessitent de reposer un cadre.

Pour éviter de rentrer dans des conflits, je préconise des modalités de fonctionnement où l’individu n’est pas en liberté totale pour choisir ses journées de présence (ou pas) au bureau. Des journées doivent être sanctuarisées pour travailler ensemble physiquement, et conduire des tâches qu’Olivier Sibony qualifie de téléfragiles et qui nécessitent des interactions.»

Vous parlez de réunion asymétrique. Pouvez-vous en dire davantage ?

« C’est le nom que je donne aux réunions durant lesquelles une partie des participants est dans une salle et d’autres à distance. Certains parlent de réunions hybrides. Je préfère les qualifier d’asymétriques pour deux raisons :

• La première est que je garde le terme hybride pour qualifier l’environnement de travail que nous venons de décrire.

• La deuxième raison est qu’elles font vivre une expérience déséquilibrée aux participants, une expérience qui n’est clairement pas la même pour ceux dans la salle et ceux qui sont à distance. Je pense parfois aux vols spatiaux habités : avec les astronautes à distance, et l’essentiel des équipes dans la salle de contrôle du centre spatial.»

Quelles sont selon vous les solutions pour bien fonctionner ensemble en réunion asymétrique ?

« Je vous propose quelques idées que j’ai en tête :

1. Accepter et acter dans l’organisation que les réunions asymétriques deviennent les réunions par défaut et qu’il convient de s’équiper, s’organiser et se former pour en tirer le meilleur.

2. Les éviter. Cela peut conduire les personnes présentes sur le même site à rester « dispersés », en s’installant individuellement dans un bureau, ou un espace prévu.

3. Faire les bons investissements technologiques, en s’équipant de matériel flexible. En ce moment, de nombreuses offres pour réaliser des réunions asymétriques émergent sur le marché. Ces solutions sont coûteuses. Il est probable que ces investissements ne répondront pas à la forte volumétrie à venir. Équiper une salle de comité de direction est une chose, y accueillir toutes les réunions asymétriques à venir une autre.

4. Recréer les conditions de la symétrie. Pour les personnes présentes dans la salle, je recommande de mutualiser l’audio pour disposer d’une bonne qualité de son en utilisant un speaker-phone / pieuvre, et d’utiliser les caméras individuelles des micro-ordinateurs. Cela permet à tous d’accéder à toutes les fonctionnalités de la plateforme (fil de conversation, accès au réseau, contribution sur tableau blanc, participation aux sondages…).

5. Assurer l’engagement en demandant d’allumer les caméras. Je recommande même ne pas partager de documents à l’écran, et d’envoyer les documents à l’avance. Cela permet d’assurer une pleine présence de tous en utilisant le mode «galerie» des plateformes.

6. Être obsessionnel de l’expérience vécue par les personnes à distance. Pour cela, il convient de solliciter de manière nominative et fréquente les personnes à distance, de manière à ce qu’elles soient en permanence maintenues dans l’échange.

7. Contrôler les comportements. Lorsque vous êtes animateur, soyez vigilants que des activités dans la salle ne viennent pas déséquilibrer l’expérience : conversations parallèles, circulation de documents. Ces règles doivent être établies en début de réunion.

8. Créer le rôle de « régulateur empathique ». Il s’agit d’une personne dans la salle qui vient en renfort de l’animateur pour limiter toute activité qui pourrait perturber l’expérience vécue par les distants. Il incite l’animateur à faire parler les distants, à demander aux présents de s’adresser « à la pieuvre ». Il peut même jouer le rôle « d’aboyeur », et indiquer à haute voix tout ce qui se passe dans la salle : une personne qui rentre, une personne qui sort pour prendre un appel, un incident technique …

9. Arrêter les échanges dès que la réunion est terminée. En effet, il convient d’éviter à tout prix de ne pas repartir dans une discussion qui risquerait de remettre en cause la décision prise durant la réunion. Une solution est de confier l’animation de la réunion à une personne à distance.

10. Anticiper. C’est-à-dire arriver 15 minutes avant la réunion, pour s’assurer du bon fonctionnement des équipements. Dans une étude conduite en 2018, l’entreprise Barco a montré que 12% du temps des réunions étaient consacrés à la connexion et aux problématiques techniques. Je vous laisse imaginer le gisement d’économies …

Ce qui rend une réunion médiocre (à distance ou en physique) rend la réunion asymétrique catastrophique. Si vous voulez qu’une réunion asymétrique soit efficace, il est nécessaire de commencer par appliquer systématiquement les gestes simples d’une bonne réunion. »

Pourriez-vous nous rappeler quelques gestes simples d’une bonne réunion ?

1. « Être clair sur l’objectif, l’expliciter et le rappeler en début de réunion puis préciser le déroulement de la réunion.

2. Fixer des rôles, en étant à la fois modeste et systématique. C’est pourquoi je recommande de prévoir les 4 rôles suivants :

👉🏻Animateur : il rappelle l’intention et les objectifs en début de séance, ainsi que le temps imparti pour la réunion. Il facilite la réunion en donnant la parole aux porteurs de sujets. Il gère l’énergie du collectif.

👉🏻Time keeper : il fait office d’horloge parlante de manière que tous soient conscients du temps qui avance.

👉🏻Scribe : il prend note des décisions et en fait la diffusion très vite après la réunion.

👉🏻Porteur de sujet : il convient de responsabiliser chaque porteur de sujet pour conduire la discussion et atteindre l’objectif prévu.

3. Veiller à ce que tous contribuent de manière équitable. C’est le premier levier de la performance et du confort d’un collectif.

4. En fin de séance, réaliser une évaluation de réunion. Plusieurs méthodes existent, par exemple celle du « ROTI » (return on time invested). Cela permet de se questionner collectivement sur ce qui a fonctionné et comment faire mieux la prochaine fois. Cette évaluation se doit d’être collective, au service du collectif.

C’est en mettant en œuvre ces conseils, et d’autres gestes de la Réuniologie qu’un collectif peut rentrer dans un mode Jeu. »

Pour Louis, l'animal totem de l'animateur est le border collie. Un chien de troupeau, énergique et agile, capable de canaliser les énergies et d’emmener un groupe vers un but.

Que nous apprend le border collie ?

🐕 Simplicité et Discipline, il structure tous les échanges en précisant durée, modalités d’animation, communication par compte-rendu ou autre des décisions prises en séance, … cela évite au troupeau de s’égarer. Dans votre équipe il sera un guide pour réaliser une percée en efficacité collective.

🐕 Respecter la diversité, aller chercher le meilleur chez chacun. Très actif, il sollicite chacun en fonction de son expertise, talent et comportement dans un groupe (intro-extraversion).

🐕 Maturité, il sait oublier son égo et considère que le collectif est plus fort que la sommes des individus et sait utiliser les différences au sein du collectif.

🐕 Humilité, il est sensible et pousse le collectif à se questionner sur sa performance.

🐕 Growth Mindset, il met de la conscience dans ses actions et reste dans une préoccupation de progrès permanent.

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